Λάθη στην παραγγελιοληψία: Πώς μικρές αλλαγές γλιτώνουν χρόνο και νεύρα

Σίγουρα σου έχει συμβεί: Είναι Παρασκευή βράδυ ή κάποια ώρα αιχμής, το τηλέφωνο χτυπάει ασταμάτητα, οι πελάτες περιμένουν στην ουρά και ξαφνικά ακούς το παράπονο.

Κάποια παραγγελία παραδόθηκε λάθος. Το αποτέλεσμα; Δεν έχεις μόνο έναν δυσαρεστημένο πελάτη, αλλά προκαλείται άγχος στην κουζίνα, στην αποθήκη ή στο λογιστήριο, ενώ χάνεται πολύτιμος χρόνος μέχρι να διορθωθεί το σφάλμα.

Αν νιώθεις πως, ενώ η επιχείρησή σου «τρέχει», σκοντάφτει διαρκώς σε τέτοιες λεπτομέρειες, να ξέρεις ότι δεν είσαι μόνος. Η σωστή παραγγελιοληψία https://www.elink.com.gr/ αποτελεί συχνά τον πιο υποτιμημένο κρίκο στην αλυσίδα της εξυπηρέτησης. Ωστόσο, ακριβώς σε αυτό το σημείο κρίνεται τόσο η κερδοφορία της επιχείρησης όσο και η ηρεμία ολόκληρης της ομάδας σου.

• ## Γιατί η καταγραφή είναι το Α και το Ω

Πολλές φορές εστιάζουμε αποκλειστικά στην ταχύτητα, πιστεύοντας ότι έτσι εξυπηρετούμε καλύτερα τον κόσμο. Παρόλα αυτά, η βιασύνη κατά τη λήψη της παραγγελίας αποτελεί τη νούμερο ένα αιτία για επιστροφές προϊόντων και ακυρώσεις.

Σκέψου το απλά: Μια λανθασμένη καταγραφή στην αρχή σημαίνει διπλό κόπο στη συνέχεια. Κάποιος εργαζόμενος θα πρέπει να παραλάβει το προϊόν που επιστρέφεται, να ξαναφτιάξει την παραγγελία από την αρχή, να εκδώσει πιστωτικό τιμολόγιο και, φυσικά, να απολογηθεί. Αντίθετα, αν δώσεις έμφαση στην ακρίβεια κατά την πρώτη επαφή, γλιτώνεις όλο αυτό το «πίσω-μπρος» που κουράζει τελικά το προσωπικό και εκνευρίζει τον πελάτη.

• Τυποποίησε τη διαδικασία σου

Το μεγαλύτερο μυστικό για να μειώσεις τα λάθη είναι να πάψεις να βασίζεσαι στη μνήμη σου ή σε πρόχειρα χαρτάκια σημειώσεων. Είτε διατηρείς εστιατόριο, είτε eshop, είτε επιχείρηση χονδρικής, χρειάζεσαι ένα σύστημα καταγραφής που να μην επιτρέπει παρερμηνείες.

Δημιούργησε μια συγκεκριμένη «ρουτίνα» καταχώρησης. Είναι σημαντικό να εκπαιδεύσεις την ομάδα σου ώστε να ακολουθεί τα ίδια ακριβώς βήματα κάθε φορά, χωρίς εξαιρέσεις. Χρησιμοποίησε ψηφιακά εργαλεία ή ξεκάθαρες φόρμες παραγγελίας που ζητούν υποχρεωτικά τη συμπλήρωση πεδίων όπως ο κωδικός, το χρώμα, το μέγεθος ή οι ειδικές οδηγίες, προτού προχωρήσει η διαδικασία. Όταν ο υπάλληλος γνωρίζει ότι το σύστημα δεν θα τον αφήσει να ολοκληρώσει την κίνηση αν δεν συμπληρώσει τα απαιτούμενα στοιχεία, το ανθρώπινο λάθος μειώνεται δραματικά.

• Η δύναμη της επιβεβαίωσης

Μια κλασική αλλά πραγματικά θαυματουργή τεχνική, είναι η άμεση επαλήθευση. Στην πράξη, αυτό σημαίνει να εκπαιδεύσεις τους ανθρώπους σου ώστε να «καθρεφτίζουν» την παραγγελία πίσω στον πελάτη.

Πριν κλείσει η γραμμή ή πριν φύγει το δελτίο για την παραγωγή, διάβασε δυνατά στον πελάτη τι ακριβώς έχει ζητήσει. Μπορεί να σου φαίνεται ότι χάνεις 10 δευτερόλεπτα εκείνη τη στιγμή, αλλά αυτός ο ελάχιστος χρόνος σε γλιτώνει από ώρες ταλαιπωρίας αργότερα. Συχνά συμβαίνει ο ίδιος ο πελάτης να συνειδητοποιήσει πως έκανε λάθος ή πως ξέχασε κάποιο προϊόν, μόλις ακούσει την παραγγελία του να επαναλαμβάνεται.

• Οργάνωσε το περιβάλλον εργασίας

Έχεις σκεφτεί ποτέ ότι για τα λάθη στην παραγγελιοληψία μπορεί να ευθύνεται ο υπερβολικός θόρυβος ή η γενικότερη ακαταστασία; Αν ο υπάλληλος που καταχωρεί τις παραγγελίες εργάζεται σε χώρο με φασαρία, κακό φωτισμό ή σε ένα γραφείο γεμάτο με άσχετα έγγραφα, οι πιθανότητες να κάνει λάθος αυξάνονται.

Φρόντισε λοιπόν να υπάρχει ησυχία και τάξη στο σημείο που γίνεται η καταγραφή. Επιπλέον, αν χρησιμοποιείς λογισμικό, διάλεξε ή παραμετροποίησε το περιβάλλον χρήστη (UI) ώστε να είναι καθαρό και απόλυτα ευανάγνωστο. Προσπάθησε να αποφύγεις τις πολλές και περιττές επιλογές πάνω στην οθόνη, οι οποίες μπερδεύουν το μάτι την ώρα της πίεσης. Όσο πιο απλό και «καθαρό» είναι το μέσο που χρησιμοποιείς, τόσο πιο δύσκολα θα πατηθεί κατά λάθος κάποιο κουμπί.